Aunque la mayoría del software que se usa a diario en una agencia ya permite trabajar a distancia porque compartimos archivos en la nube o nos conectamos con otras personas que no están en la oficina, no ha sido hasta que el teletrabajo se ha convertido en algo forzoso que hemos descubierto cómo algunas herramientas nos han ayudado a teletrabajar de manera más cómoda para superar con la tecnología las barreras físicas que nos ha impuesto el confinamiento.
No hay nada que pueda sustituir una reunión improvisada lanzando ideas alrededor de unos donuts de Lukumas, pero estas herramientas informáticas nos han ayudado a superar con nota los retos que nos ha planteado el teletrabajo. Estos son algunos de los programas que las personas del equipo usan para trabajar a distancia.
Laia Fernàndez
Google Drive se ha convertido en el sustituto perfecto de esas reuniones de 10 minutos en las que se comentaban pequeños cambios en una nota de prensa, se compartían feedbacks o se comentaba el status de campañas tanto con el cliente como con los compañeros de trabajo. Esta herramienta de Google permite compartir documentos (Words, Excels, Power Points…) con un grupo de gente, por lo que es perfecta para compartir documentos. Además, es ideal para que varios usuarios trabajen a la vez en un mismo archivo por lo que, aunque cada uno esté en su casa, todos pueden ver y comentar los avances que se están realizando en una campaña o modificar alguna cosa que no acaba de funcionar en aquella nota de prensa en la que estamos trabajando.
Beatriz Ezquieta
Una de las herramientas que más utilizo durante el teletrabajo es BlueJeans. Esta app me ha facilitado las gestiones del departamento de comunicación y, más concretamente, en el marco de unas jornadas de prensa telemáticas. La serie Vamos Juan se estrenó en el canal TNT en marzo, en pleno confinamiento, y esta herramienta nos permitió realizar junkets virtuales tanto con el protagonista de la serie Javier Cámara, como con el creador y los directores. ¿Cómo nos ayudó BlueJeans en esto? Creamos una “sala de prensa virtual” en esta aplicación en la que el entrevistado permanecía mientras que los periodistas salían y entraban en función de la hora en la que tenían programada su intervención. Ningún invitado podía entrar hasta que no tuviera el link por lo que el trabajo se pudo organizar en todo momento y se cumplieron los timings a la perfección. Esta app ofrece muy buena calidad de sonido e imagen y permite compartir el contenido del escritorio de los usuarios que intervienen. También da la opción de crear eventos interactivos en directo para un gran número de personas por lo que en función de las necesidades ofrece muchas ventajas.
Alberto Basanta
WhatsApp es la aplicación predilecta para comunicarse por mensajes instantáneos con los amigos y la familia, y se ha convertido también en una importante herramienta en el ámbito profesional muy útil a la hora de estar en contacto con compañeros y clientes de una forma inmediata y fluida. Su ventaja es que es una aplicación totalmente extendida y usada por todos, la cual ya tenemos instalada y manejamos a la perfección en nuestros smartphones, teniendo también la opción de abrirla en nuestro navegador de PC mediante WhatsApp web. Además de enviar mensajes disponemos de la posibilidad de hacer videollamadas y también enviar audios y cualquier archivo de hasta 100MB.
Agnès Patau
¿Quién no conoce WeTransfer? Si tienes que enviar archivos demasiado pesados para hacerlo por email y no quieres crearte una cuenta para compartirlos, WeTransfer es tu plataforma. Puedes enviar documentos de hasta 2GB de forma totalmente gratuita y, además, desde hace un tiempo es posible compartir carpetas enteras y no solo archivos sueltos o previamente comprimidos en un zip. Es tremendamente fácil de usar, no necesitas descargar ninguna app si no quieres porque funciona desde el navegador y puedes utilizarla tantas veces como necesites (siempre en bloques de 2GB, eso sí). ¿Qué tiene de malo la versión free? Pues que el link de descarga que se genera caduca al cabo de unos días y no es posible descargar los archivos pasado ese tiempo. Lo bueno es que WeTransfer te envía un email cuando los destinatarios de tu envío se han descargado el material, o si no lo han hecho y se acerca la fecha de caducidad, también te avisa de que no lo han abierto y puedes recordárselo tú. Sin duda, una herramienta fácil, cómoda y que funciona correctamente, ¡un must para el teletrabajo!
Xavi Chavarriga
El distanciamiento social y el confinamiento consecuencia del estado de alarma impide los contactos personales físicos, así que disponer de una herramienta como LinkedIn es fundamental para mantener una comunicación fluida con nuestros clientes a la vez que favorece la creación de nuevas relaciones y contactos comerciales con profesionales de sectores de interés. La red profesional es, además, un buen escaparate para promocionar las acciones realizadas por nuestra agencia durante este periodo, así como para conocer las iniciativas impulsadas por la competencia y otras empresas del sector. Asimismo, LinkedIn es una herramienta clave para ampliar nuestros conocimientos a partir de los contenidos profesionales compartidos, descubrir tendencias interesantes sobre marketing y estrategia digital e informarse sobre cursos online impartidos por expertos.
Màrius Núñez
Algo tan sencillo como guardar tus documentos en la nube. Dropbox facilita la gestión de tu día a día en todos tus dispositivos para poder trabajar indistintamente, sin depender del lugar o del soporte, y aporta dinamismo e inmediatez a tu trabajo. Si a esto sumamos la opción de compartir dichas carpetas con otras personas, Dropbox es la herramienta perfecta para trabajar en equipo sin necesidad de compartir espacio físico. Dropbox cuenta con versiones para Windows, Mac, Linux y algunos sistemas móviles para disponer de tu trabajo en todo momento.
Mayte Expósito
A pesar de que las circunstancias nos obliguen a estar separadas, ahora más que nunca necesitamos reunirnos para tomar decisiones, poner temas en común y coordinar los trabajos de la agencia. Aquí es donde Webex nos ha ayudado a celebrar reuniones a distancia con todo el equipo. Webex Meetings es un software de videollamadas grupales que en su versión gratuita ofrece los servicios que cualquier pequeña empresa pueda necesitar. La persona que organiza dispone de una sala virtual a su nombre y envía la convocatoria a sus contactos por email. Conectarse a una reunión es sencillo: basta con acceder a través del link que recibes en la convocatoria o con el ID de reunión e introducir la contraseña. A las reuniones en línea se puede entrar desde dispositivos móviles, el navegador web o la aplicación para escritorio. Además, han extremado las medidas de seguridad con contraseñas alfanuméricas y el cierre automático de la sala virtual a los 10 minutos de haberse iniciado (la persona organizadora debe dar acceso pasado ese tiempo). Si quieres probar una alternativa a Zoom, Skype o Meetings, échale un vistazo a Webex.
Mario Román
Entre otras muchas herramientas, Canva es sin lugar a dudas una de mis mejores aliadas durante los días de teletrabajo para realizar creatividades visuales y audiovisuales. Sin entrar en comparaciones con el gigante de la edición de fotos, Photoshop, considero que la edición y montaje con Canva es fácil, intuitivo y con resultados de calidad aceptables para mantener un estilo de comunicación gráfico limpio y vistoso en el feed de redes sociales como Instagram. Además, no requiere de instalaciones que ocupen espacio y ralenticen tu portátil pues su uso se realiza vía web, aunque también existe el aplicativo para smarthones. Tenemos en contra la versión limitada que da la aplicación en su versión free, pues las características más avanzadas son de pago.
Armand Zoroa
Aunque los servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox o Drive, nos ayudan a tener documentos compartidos y actualizados en varios dispositivos y con otros usuarios, cuando tenemos que trabajar a distancia siempre ocurre que en algún momento hay que consultar archivos que tenemos guardados en el servidor de la agencia. Para ello es necesario disponer de un software de escritorio remoto que nos permita acceder al servidor de la empresa desde nuestro portátil o PC de casa. En el lugar de trabajo hay que contratar una IP fija con el proveedor de internet, con todos los protocolos de seguridad habilitados, de manera que desde el ordenador remoto podamos abrir una conexión segura mediante una VPN. Después se trata de iniciar el programa de escritorio remoto y, magia, en nuestro portátil aparece la pantalla del ordenador de nuestra oficina conectado a la red interna para que podamos trabajar desde casa como si estuviésemos en la agencia. ¿Cómo podemos habilitar una conexión remota? Ahí es donde la gente de informática entra en juego o recurres a expertos como Condal Computer que son especialistas en estos temas.
