Una vez superada la parte más dura de la pandemia y cuando vamos camino de la antinómica nueva normalidad, las empresas nos enfrentamos a varios y complejos retos que redefinirán nuestra estrategia empresarial y pondrán en duda el modo en el que hemos trabajado hasta ahora. Uno de ellos es la organización de eventos, ferias o presentaciones para un público multitudinario. Las medidas de seguridad sanitaria impuestas, las restricciones de aforo y las limitaciones económicas ponen en riesgo la planificación de actos presenciales y alientan alternativas en formato online o híbrido.

Aunque el Covid-19 haya actuado como acelerador de esta tendencia, lo cierto es que el sector de los eventos lleva años replanteándose el formato de los actos públicos para adaptarse a una sociedad hiperdigitalizada e hiperconectada y proponiendo formatos innovadores que aúnen la inmediatez y la deslocalización de lo digital con el valor humano y la cercanía de lo presencial. El coronavirus ha actuado como acicate de una tendencia que llevaba un tiempo resonando entre las empresas y que en España dio uno de sus primeros pasos en 2012 con la primera feria del libro completamente online.

Ahora ha llegado el momento de apostar fuertemente por los eventos virtuales, ya sea porque es la única opción en estos tiempos o para aprovechar las circunstancias para seguir presente en la mente de nuestro público. No se trata de descartar completamente los eventos presenciales ni de replicarlos en formato online, sino de reforzarlos miediante acciones digitales que aporten valor y generen una experiencia singular para el usuario.

Eso sí, hay que tener en cuenta una serie de factores para que nuestro evento sea un éxito:

  • Primar el fondo por la forma: Existen varias soluciones tecnológicas que nos facilitan la organización de eventos online y, además, nos dan un plus de creatividad e innovación digital, como las plataformas para montar ferias virtuales con stands inmersivos, videos 360º o realidad virtual. No obstante, y aunque la imagen sea importante, no dejemos que la forma prime por encima del contenido, si no tendremos una plataforma tecnológicamente avanzada y con un diseño innovador, pero sin contenido de interés que aporte valor para nuestro público.
  • Controlar los tiempos: Una de las ventajas de un evento online es que permite la conexión desde cualquier lugar y en cualquier momento. Facilitar el acceso a los contenidos en cualquier franja horaria posibilitará la deslocalización del evento y la participación de asistentes de todo el mundo.
  • Competir con las distracciones: La atención plena en una conferencia online es menor que en un evento presencial, pues al conectarse desde el trabajo o desde casa compite con distracciones como móviles, emails, reuniones, interrupciones de compañeros… Para captar la atención de la persona al otro lado de la pantalla deberemos ser creativos con nuestras presentaciones, emocionales en nuestro discurso, seductores con nuestras palabras y atrayentes en todo momento para evitar que nuestro interlocutor desconecte. En este sentido, siempre será mejor opción una conferencia de corta duración, pero con contenido interesante, atractivo y que mantenga el interés de nuestro interlocutor.
  • No olvidar el networking: La posibilidad de establecer relaciones profesionales es uno de los aspectos más valorados en cualquier evento. Los asistentes aprovechan las ferias, conferencias o presentaciones para hacer networking y establecer vínculos con otros profesionales del sector. En el caso de los eventos online el interés es el mismo por lo que debemos facilitar las conexiones mediante aplicaciones como Bizzabo, Shapr o incluso Linkedin.
  • Monetizar la inversión: Aunque sea en formato digital, nuestro evento implica una serie de gastos que debemos rentabilizar. Cambiemos la concepción de que un evento online es gratis y propongamos distintas formas de participación con precios diferentes. El usuario estará dispuesto a pagar si le ofrecemos una propuesta robusta y con contendidos interesantes.
  • Reforzar con comunicación: Disponer de un pabellón o espacio emblemático para montar una feria no nos asegura la asistencia de público. Del mismo modo, contar con una plataforma virtual bien diseñada y programada tampoco garantiza el acceso de profesionales. Es por ello que, en cualquiera de los dos formatos, deberemos potenciar el evento con una fuerte campaña de comunicación en medios, redes sociales, influencers e inversión en publicidad digital (Google Ads, Social Ads…).
  • Medir, medir y medir: Una de las ventajas de organizar un acto en formato online es que nos permite obtener información muy completa de los participantes: perfil, intereses, tiempo medio de conexión, páginas más visitadas… Analizar estos datos nos ayudará a mejorar nuestra propuesta y adaptarla a los intereses de nuestro target.

La nueva realidad nos debe estimular creativamente para impulsar acciones innovadoras que faciliten la presentación de nuestros servicios, productos y novedades, que generen relaciones cercanas con nuestro público de interés y que, en definitiva, nos permitan seguir trabajando y generando negocio.